Fatturazione

Funzione introdotta con la versione 5.0 - Ultima modifica: 19 Dicembre 2016

A partire dalla versione 5.0 di Negozio Facile è possibile emettere fatture. In questo documento vediamo le operazioni principali del modulo di Fatturazione

Il modulo Fatturazione è un modulo opzionale, attivabile con la licenza professionale con un costo di € 12,00 / anno

Impostazioni preliminari

Prima di iniziare la fatturazione, è opportuno eseguire le seguenti operazioni preliminari, tutte da effettuarsi nella finestra Impostazioni del menu Punto Vendita.

Fatturazione - Opzioni

Numerazione Fattura

Inserire il numero dell’ultima fattura emessa nel campo Ultima Fattura Emessa

Numero di fatture da stampare

A volte può essere desiderabile stampare 2 copie per ogni fattura emessa (una da consegnare/spedire al cliente, e una da consegnare al proprio commercialista). In questo caso è sufficiente inserire il numero di copie che Negozio Facile deve stampare nel campo Numero di fatture da stampare

Stampante

Se vogliamo stampare le fatture su una stampante dedicata, diversa dalla stampante di default impostata nel pannello di controllo di windows possiamo selezionare la stampante premendo il tasto sfoglia (contrassegnato con tre punti) del campo stampante. Si aprirà una finestra che ci consentirà di selezionare la stampante tra tutte quelle installate nel computer.

Registrazione clienti

È possibile registrare un cliente dalla maschera clienti che si trova nel menu Tabelle Dati , oppure direttamente dalla nuova maschera di emissione documenti  inserendo nel campo id/tessera un valore non esistente (es 0)

Inserimento nuovo cliente

L’unico campo obbligatorio è la descrizione, ma vi ricordiamo che per legge è obbligatorio indicare sulle fatture i dati fiscali completi del cliente.

Campi di interesse

Tessera
Se inseriamo il numero di tessera, avremo la possibilità di selezionare il cliente leggendo il codice a barre della tessera nel campo id Cliente della finestra di emissione documenti.
Cellulare
Il numero di cellulare potrà essere utilizzato per inviare al cliente un sms usando la nuova funzione di invio SMS. Deve essere inserito nel formato internazionale ( 00 39 328 971.80.67)
Pagamento
Il campo pagamento è obbligatorio nella finestra di memorizzazione della fattura. È quindi opportuno selezionarlo durante l'inserimento del cliente

Vi ricordiamo che, anche se parte integrante del modulo fatturazione, la registrazione clienti è disponibile con la sola licenza professionale. La versione gratuita permette di registrare solo 3 clienti.

Procedura di fatturazione

A livello di inserimento articoli, non c’è distinzione tra fattura e scontrino. Dopo aver inserito tutti gli articoli nel corpo del documento sarà possibile emettere fattura semplicemente scegliendo il pulsante ‘Fattura’ presente nella parte bassa della maschera di emissione documenti. Verrà aperta una maschera che ci permette di salvare e stampare la fattura stessa

Salvataggio Fattura

Ristampa / eliminazione fattura

Le fatture emesse sono visibili nella maschera gestione documenti (era gestione scontrini) accessibile dal menu Punto vendita

Gestione Documenti

In caso di eliminazione di una fattura tutti gli articoli in essa presenti verranno ricaricati a magazzino, come del resto succede per l’eliminazione di uno scontrino.

Vi ricordiamo che è assolutamente necessario che la numerazione delle fatture sia progressiva, senza soluzioni di continuità (‘buchi’) e che la numerazione e la data delle fatture siano coerenti (quindi se la fattura n.3 è datata 10 aprile la fattura n. 2 non può essere datata 9 aprile).

L’eliminazione di una fattura non cambia la numerazione né il campo ‘Ultima fattura emessa’, per cui è necessario modificare questo campo manualmente.

 

Modifica di una fattura

La modifica della fattura è stata introdotta con la versione 10.10.

Abbiamo 2 possibilità di modifica delle fatture

Modifica della data o del numero della fattura

Per modificare la data o il numero della fattura facciamo click sul pulsante di sblocco  [ ]. L'icona del pulsante cambierà [ ] e potremo modificare il numero o la data delle fatture visualizzate direttamente dalla griglia.

Modifica Numero o Data fattura

Modifica completa della fattura

Se invece dobbiamo modificare il contenuto della fattura o i dati del cliente possiamo selezionare la fattura da modificare e fare click sul pulsante modifica. Si aprirà la finestra di modifica documento.

Una volta apportate le modifiche agli articoli facciamo click sul pulsante Salva: si aprirà la finestra di salvataggio fattura che ci permettrà di modificare i dati del cliente, il numero e la data del documento, il pagamento e gli eventuali dati di trasporto.

Facciamo quindi click sul pulsante Salva e Stampa o Salva per salvare le modifiche apportate al documento.

Modifica Fattura

Sostituzione di una fattura

Per sostituire una fattura errata seguire questa procedura:

  1. Individuare ed eliminare la fattura da sostituire nella maschera ‘Gestione documenti’. Prendere nota del numero fattura e della data della fattura eliminata
  2. Andare nelle impostazioni di fatturazione (Menu Punto Vendita -> impostazioni -> fatturazione) e modificare il numero dell’ultima fattura emessa inserendo il numero della fattura eliminata meno uno (es. eliminiamo la fattura 12, inseriamo 11).
  3. Andiamo in emissione documenti e creiamo la nuova fattura che avrà lo stesso numero della fattura eliminata. Mettiamo la stessa data della fattura eliminata (o una data coerente con la numerazione delle altre fatture) esempio se la fattura 11 è datata 5 aprile e la fattura 13 è datata 6 aprile la fattura 12 che abbiamo appena rifatto dovrà avere come data il 5 o il 6 aprile)
  4. Una volta riemessa la fattura riportiamo il contatore delle fatture al suo valore originale. Se la fattura eliminata coincide con l’ultima fattura emessa questo passo può essere omesso.