Contabilità clienti, verifica scadenze e pagamenti

Funzione introdotta con la versione 19.0

Questa funzione permette di verificare l’esposizione economica dei clienti e di tenere sotto controllo la regolarità dei pagamenti delle scadenze delle fatture.

Questa funzione permette di gestire solo le scadenze e i pagamenti delle fatture. Per tener traccia dei pagamenti degli scontrini è necessario utilizzare la funzione Sospesi e conto clienti

Attivazione e impostazioni

La registrazione delle scadenze dei clienti deve essere attivata andando nel menu Punto Vendita > Impostazioni > Impostazioni Generali > Opzioni Clienti e selezionando, alla voce Pagamenti Fatture l’opzione desiderata.

attivare la registrazione delle scadenze del cliente

Possiamo scegliere tra 3 opzioni:

  • Non Registrare: questa è la voce selezionata di default. Se è selezionata questa voce la funzione di verifica della contabilità dei clienti non sarà attiva. le scadenze dei clienti non verranno registrate.
  • Registra solo se da pagare: in questo caso verranno visualizzate e monitorate solo le scadenze che, all’atto dell’emissione della fattura, non sono state pagate.
  • Registra tutte le scadenze: verranno registrate tutte le scadenze, sia quelle pagate che quelle da pagare.

Una volta attivata la registrazione delle scadenze, ogni volta che verrà emessa una fattura, verranno generati dei movimenti che saranno visibili nella scheda contabile del cliente.

Visualizzazione situazione generale

La situazione contabile dei clienti è visualizzabile andando nel menu Punto Vendita > Contabilità Clienti e Fornitori > Scadenze Clienti

riepilogo contabile clienti

Oltre alla visualizzazione riepilogativa di tutti i clienti con scadenze da questa scheda è possibile inserire un nuovo pagamento, inserire un documento contabile e visualizzare la scheda dettagliata del cliente selezionato

Inserire un pagamento

Per inserire un pagamento facciamo click sul pulsante Inserisci Pagamento. Si aprirà la seguente finestra

registrazione pagamento cliente

Selezioniamo un cliente facendo click sul pulsante ricerca oppure premendo il tasto F8, selezioniamo un tipo pagamento, inseriamo l’importo ricevuto, se necessario modifichiamo la data di pagamento (come valore di default viene inserita la data odierna), se vogliamo possiamo aggiungere una nota. Infine facciamo click sul pulsante Salva.

Si aprirà la seguente finestra che ci mostra tutte le scadenze non pagate del cliente selezionato

Salvataggio pagamento cliente

Negozio Facile in automatico proporrà di saldare le scadenze più vecchie distribuendo l’importo dalla scadenza più vecchia alla più recente. Nella colonna proposta visualizzeremo questa disposizione automatica del pagamento.

Possiamo intervenire manualmente per modificare la distribuzione del pagamento, ad esempio per saldare una scadenza precisa, inserendo l’importo nella colonna modifica

La casella resto, visibile in alto a destra, ci mostrerà l’importo non assegnato a nessuna scadenza. Facendo click sul pulsante Conferma verrà creato un documento di tipo pagamento e i movimenti per il saldo delle varie scadenze. In presenza di un resto l’importo relativo verrà distribuito, se possibile, sulle altre scadenze. Se invece l’importo ricevuto è superiore all’importo che il cliente ci deve (è il caso del pagamento di un anticipo) verrà registrato un movimento contabile, detto residuo, che potrà successivamente essere associato alle scadenze di fatture che verranno emesse (vedi oltre)

Se il cliente paga una determinata scadenza è possibile utilizzare la funzione apposita presente nella Scheda contabile del cliente (vedi oltre)

Inserimento documento contabile

La funzione di inserimento di un documento contabile serve per aggiungere dei documenti che non sono stati emessi con Negozio Facile, oppure dei documenti che sono stati emessi prima dell’attivazione della registrazione delle scadenze del cliente o ancora dei documenti riepilogativi (ad esempio il pagamento di un debito pregresso).

Facendo click sul pulsante Inserisci Pagamento si aprirà la seguente finestra.

Nuovo Documento Contabile

Per inserire un nuovo documento contabile dobbiamo selezionare un cliente, inserire, se disponibile, il numero del documento e la data, l’importo con l’eventuale acconto, quindi selezioniamo il tipo pagamento. Una volta selezionato il tipo pagamento verranno generate le relative scadenze con gli importi dovuti.

Facendo click sul pulsante Salva il documento e le scadenze verranno aggiunti alla scheda contabile del cliente.

Scheda contabile cliente

La scheda contabile del cliente ci mostra i documenti e i relativi movimenti contabili

Scheda Contabile Cliente

Nella parte sinistra abbiamo l’elenco dei documenti (fatture, note di credito, pagamenti e documenti contabili inseriti manualmente) mentre sul lato destro abbiamo i movimenti contabili che i documenti hanno generato

Le 2 parti possono essere ridimensionate facendo click con il tasto sinistro del mouse nella parte centrale e, mantenendo il pulsante del mouse premuto, trascinando il mouse verso destra o sinistra

ridimensionamento griglia pagamenti e movimenti contabili

Elenco documenti

Nell’elenco documenti sono presenti i seguenti campi

  • Data Documento
  • Tipo Documento
  • Numero Documento
  • Totale Documento Ivato
  • Data Saldo
  • Importo Ricevuto
  • Note Interne

Facendo click sul pulsante di espansione presente sulla sinistra di ogni riga possiamo vedere, nel caso di un documento, le scadenze del documento stesso e i pagamenti associati alle scadenze del documento. Nel caso di un pagamento saranno visualizzati i movimenti con il riferimento al documento che il movimento ha pagato

scheda contabile cliente: griglia documenti

Funzioni della scheda contabile del cliente

Elimina Pagamento o Documento Contabile

Selezionando un pagamento o un documento contabile e premendo il tasto Elimina D / P è possibile eliminare un documento contabile (tipo documento D) o un pagamento (tipo documento P).

Non è possibile eliminare fatture o note di credito da questa finestra. Questi documenti vanno eliminati dalla scheda di Gestione Documenti presente nel menu Punto Vendita.

Se eliminiamo un documento contabile alle cui scadenze sono associati dei pagamenti verranno generati dei Residui che dovranno essere successivamente sistemati utilizzando il pulsante Residui

Residui

I residui sono dei pagamenti che non sono stati associati ad alcuna scadenza. Possono generarsi se viene inserito un pagamento superiore al debito del cliente (ad es. un acconto su una fattura non ancora emessa) oppure nel caso in cui venga eliminato un documento con dei pagamenti associati. Un residuo viene anche generato in caso sia emessa una Nota Di Credito.

Se nella scheda del cliente sono presenti dei residui il pulsante corrispondente sarà abilitato e, facendo click sullo stesso, avremo la possibilità di collegare i residui ad una scadenza da pagare esattamente come si trattasse di un nuovo pagamento

residui

Scadenza pagata

Se il cliente procede al pagamento di una scadenza precisa possiamo inserire il pagamento direttamente dalla scheda contabile selezionando, nel lato sinistro, la scadenza pagata e facendo click sul pulsante Scadenza Pagata. Si aprirà la finestra di inserimento pagamento dove il cliente e l’importo saranno già inseriti e non modificabili

inserimento pagamento scadenza

Facendo click sul pulsante Salva verrà aggiunto un pagamento che verrà associato completamente alla scadenza selezionata.

Scadenza Insoluta

Grazie al pulsante Scadenza Insoluta abbiamo la possibilità di segnare le scadenze che non vengono pagate nei termini stabiliti. Questa azione non ha alcuna valenza sul totale dovuto dal cliente ma serve per poter capire se un cliente è puntuale nei pagamenti (nessuno o pochi insoluti) oppure no. In caso di errore è possibile rimuovere la spunta selezionando la scadenza e facendo click nuovamente sul pulsante Scadenza Insoluta

Scadenza Insuluta

Elimina Tutto

Il pulsante presente in alto permette di pulire completamente la scheda contabile del cliente. Verranno eliminati tutti i documenti contabili inseriti manualmente, tutti i pagamenti e tutti i movimenti registrati fino a quel momento. I documenti emessi dalla finestra di Emissione Documenti (Fatture, Note di Credito) non verranno eliminati, saranno quindi sempre presenti nella scheda di Gestione Documenti, ma non saranno più visibili nella scheda contabile del cliente. Questa operazione è consigliata periodicamente per evitare di avere troppi documenti e movimenti contabili che rendono la lettura dei dati più difficile. Dopo aver azzerato la scheda è possibile inserire un documento che riporta il debito del periodo precedente.

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